Attività pianificate

Fai lavorare un agente a orari prestabiliti. Imposta un riepilogo, un report o un controllo ricorrente, scegli se il risultato arriva via e-mail o ti aspetta in botts.ai e vedi quanto è costata ogni esecuzione.

Un'attività pianificata è un'esecuzione ricorrente e personale di un agente. Scrivi l'istruzione una volta sola («controlla le pagine di stato dei nostri fornitori e segnala tutto ciò che è cambiato»), scegli un ritmo e l'agente la esegue secondo il programma. Ogni risultato viene salvato in una conversazione di chat e, se vuoi, ti arriva anche via e-mail.

Le attività pianificate si trovano sotto Pianificate, in cima all'elenco delle conversazioni della pagina Chat, subito sotto Nuova Chat. Il numero accanto indica quante delle tue attività sono attive. Nella Chat Continua usa il link Pianificate nell'intestazione della chat.

Personale, non dell'organizzazione

Un'attività appartiene all'account che l'ha creata, non all'organizzazione. L'elenco delle attività è solo tuo: Admin e Proprietari non hanno una vista condivisa delle pianificazioni di tutti, e nessuno può modificare, eseguire o eliminare l'attività di qualcun altro.

I risultati seguono le regole della chat interna e non la proprietà dell'attività, perché ogni esecuzione viene registrata in una normale conversazione di chat interna. Con l'impostazione predefinita Privata, Admin e Proprietari ne vedono solo i metadati. Con Accesso completo possono leggerne il contenuto, come per qualsiasi altra chat interna. Ogni conversazione fissa l'impostazione in vigore al momento della sua creazione. Vedi Privacy e supervisione delle chat interne.

Chi può crearne una

Chiunque possa usare la chat può creare un'attività pianificata, compreso il ruolo Membro, che ha accesso solo alla chat. Quello che un'attività può eseguire è limitato a quello che potresti fare tu a mano:

• Un agente distribuito: solo gli agenti con cui hai il permesso di chattare. Una chat interna solo su invito o limitata per ruolo a cui non hai accesso non si può pianificare, e l'agente deve essere attivo.
• Direttamente un modello: gli stessi modelli generici che ti offre la chat normale. Se la tua organizzazione ha disattivato Chat Normale, viene rifiutata anche un'attività con un semplice modello. Inoltre il modello deve rispettare l'impostazione posizione del server della tua organizzazione, perché una pianificazione gira senza supervisione.

Per creare un'attività servono crediti, perché per darle un nome viene chiamato un modello.

Creare un'attività

Descriverla in una frase

Nella pagina Pianificate c'è un campo in cui puoi scrivere tutto in una volta: «riassumi le notizie ogni lunedì alle 8». botts.ai lo legge e apre la procedura guidata con i campi già compilati, pronti da confermare.

Di proposito si ferma alla procedura guidata invece di creare subito l'attività. Espressioni come «un lunedì sì e uno no» o «stasera» in un altro fuso orario sono proprio quelle che un modello sbaglia, e una pianificazione che nessuno ha confermato girerebbe senza supervisione consumando crediti. Se la frase non si riesce a interpretare, la procedura guidata si apre con la tua frase come istruzione e lascia a te la pianificazione, da impostare passo per passo. Anche un'attività da eseguire una sola volta, come «ricordamelo il 1° novembre», viene capita: la data di inizio e quella di fine vengono impostate sullo stesso giorno.

La procedura guidata

Frequenza

Nei mesi in cui manca un giorno selezionato, l'attività viene eseguita l'ultimo giorno del mese: così un'attività impostata sul 31 gira comunque a febbraio. In un mese del genere viene eseguita una sola volta, anche se mancano più giorni selezionati.

Un'attività può anche avere una data Inizia il (facoltativo), prima della quale non viene eseguita, e una data Termina il (facoltativo). L'esecuzione di quell'ultimo giorno avviene comunque, poi l'attività si ferma. Per eseguire qualcosa una sola volta, imposta le due date sullo stesso giorno. L'elenco mostra allora l'attività con il badge Una volta e quella data. Un'attività senza più esecuzioni in programma si disattiva da sola, e per farla ripartire le dai una nuova data.

Consegna

In entrambi i casi l'esecuzione viene scritta in una conversazione di chat che appartiene all'attività, quindi il risultato completo si può sempre leggere in Chat e la cronologia si accumula in un unico posto.

Nell'elenco della Chat le conversazioni delle attività sono raggruppate sotto In esecuzione per te. Ognuna mostra in alto la pianificazione con un link Modifica, e ogni esecuzione inizia con un separatore datato. Se un'esecuzione è fallita o è stata saltata, la conversazione lo indica al posto della risposta, con il motivo e il pulsante Esegui ora. Puoi rispondere nella conversazione per fare domande di approfondimento. Le e-mail contengono i primi 4'000 caratteri di un risultato più un link al risultato completo.

Provarla prima di attivarla

L'ultimo passaggio offre Eseguila una volta adesso. Ci vuole circa un minuto, consuma crediti come un'esecuzione reale e ti mostra il risultato effettivo e il suo costo esatto prima di confermare il ritmo. È il modo più economico per scoprire che un'istruzione è ambigua.

Gestire le attività

La pagina Pianificate elenca le tue attività con il nome, la pianificazione, se funziona, l'ultimo risultato e il Costo questo mese.

Stato delle esecuzioni

Se il deployment Chat (Interna) dell'agente ha un modello di backup e il provider del modello principale ha un guasto durante un'esecuzione, l'esecuzione passa al modello di backup e ricomincia la risposta, a meno che non sia già stato eseguito uno strumento che modifica qualcosa (come l'invio di un modulo). Le attività che eseguono direttamente un modello non hanno un backup.

Se botts.ai non ha potuto eseguire un'attività all'orario previsto, per esempio durante una manutenzione, l'esecuzione avviene in ritardo, purché il ritardo sia inferiore a 24 ore. Più esecuzioni mancate vengono recuperate una sola volta. Un'esecuzione in ritardo di più di 24 ore viene saltata: compare come Fallito nell'elenco e ricevi un'e-mail che ti dice che l'attività non è stata eseguita. Le esecuzioni mancate non contano mai per la pausa automatica.

Pausa automatica

Ogni esecuzione fallita ti avvisa via e-mail, così un'attività difettosa non passa inosservata fino alla prossima volta che controlli. Dopo tre errori consecutivi, compresi quelli di Esegui ora, l'attività si mette in pausa da sola e ricevi invece un'e-mail di pausa. L'elenco la segna come In pausa, e passando il mouse sul badge compare «In pausa dopo errori ripetuti». Così un'istruzione difettosa, o un'integrazione che non esiste più, non brucia crediti in silenzio ogni mattina. Risolvi la causa e premi Riattiva.

Alcune modifiche invece fermano subito un'attività. Se perdi l'accesso all'agente che un'attività esegue, l'attività va in pausa. Se un'attività esegue direttamente un modello e l'impostazione Posizione del server della tua organizzazione non consente più quel modello, oppure la Chat Normale è disattivata, l'attività viene disattivata alla sua prossima esecuzione e ricevi un'e-mail. In questi casi riattivarla non serve, perché l'agente o il modello di un'attività non si possono cambiare. Ricrea l'attività con un agente o un modello che puoi usare.

Chiedere a un agente di pianificare qualcosa

Non devi per forza aprire la pagina Pianificate. In chat puoi chiedere all'agente di impostare qualcosa («mandami questo riepilogo ogni lunedì» oppure «ricordamelo una volta il 1° novembre») e l'agente crea l'attività per te. Nella conversazione compare l'indicatore Attività pianificata creata, poi l'attività appare nella pagina Pianificate come tutte le altre. Puoi anche chiedere alla chat di elencare le tue attività, modificarne una, metterla in pausa o eliminarla (la conversazione mostra l'indicatore Attività pianificate). Nella conversazione di un'attività, «spostala alle 10» modifica quell'attività invece di crearne una nuova. L'intervallo più breve è una volta al giorno, e i risultati delle attività create in chat arrivano in botts.ai, a meno che tu non chieda l'e-mail.

Costo

Un'esecuzione pianificata viene fatturata esattamente come la stessa conversazione scritta a mano: l'utilizzo del modello in crediti, più gli strumenti che usa. Ne seguono due cose:

• La colonna Costo questo mese è il dato reale da tenere d'occhio. Un'attività giornaliera equivale a trenta esecuzioni.
• Quando l'organizzazione ha esaurito i crediti, le esecuzioni vengono saltate, non recuperate. Un'esecuzione saltata non viene ripetuta più tardi.

Argomenti correlati

• Conversazioni →: dove vengono salvati i risultati e come funziona la privacy della chat interna.
• Agenti →: configurare l'agente che esegue un'attività.
• Team e fatturazione →: i crediti e cosa succede quando finiscono.

Ultimo aggiornamento: 4 ottobre 2026